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Software · Gare e acquisti

Acquisti Autorizzati

Richieste di acquisto e autorizzazioni interne

Acquisti Autorizzati. Ogni richiesta di materiali, attrezzature o servizi segue l’organigramma e i poteri di acquisto definiti, con approvazione del responsabile entro i limiti del reparto.

Responsabile esamina una richiesta di acquisto con un preventivo allegato

Una struttura da definire una volta

Organigramma e poteri di acquisto

Prima ancora di gestire le richieste, il software permette di costruire l’organigramma dell’impresa e di definire chi può autorizzare quali spese, con eventuali limiti mensili per reparto. Una volta impostata, questa struttura guida ogni richiesta successiva senza doverla rinegoziare ogni volta.

Chi ha bisogno di un materiale, di un’attrezzatura o di un servizio può indicare cosa serve e dove intende acquistarlo, online o presso un negozio, allegando eventuali preventivi o documentazione utile alla valutazione.

Responsabile esamina una richiesta di acquisto con un preventivo allegato

Un caso concreto

Un flessibile, un preventivo, un’approvazione

Un operaio ha bisogno di un flessibile per il cantiere: indica il punto vendita dove intende acquistarlo e allega il preventivo ricevuto. La richiesta arriva al responsabile competente, che la esamina in base alle proprie deleghe e al limite di spesa mensile del reparto, per poi approvarla o rifiutarla.

Dopo l’acquisto o la ricezione del bene, quando previsto, può essere richiesta ulteriore documentazione o una fotografia a conferma, così da chiudere il ciclo della richiesta con un riscontro concreto.

Dalla richiesta all’approvazioneEsempio illustrativo

  1. Operaio

    Richiesta inviata

    Flessibile, punto vendita indicato, preventivo allegato

  2. Responsabile

    In valutazione

    Verifica competenza e limite mensile del reparto

  3. Responsabile

    Approvata

    Entro il limite del reparto per il mese

Allegato: preventivo del punto vendita indicato

Cosa cambia rispetto a una richiesta informale

Tracciabilità e limiti rispettati

Con richieste strutturate, ogni spesa passa da chi ne ha la competenza e resta all’interno dei limiti stabiliti per il reparto, invece di dipendere da accordi verbali difficili da ricostruire in seguito.

Le spese approvate diventano visibili per reparto, offrendo un punto di riferimento su cosa è stato richiesto e autorizzato, propedeutico alla creazione dell’ordine vero e proprio verso il fornitore.

Il percorso di lavoro

Dalla richiesta all’acquisto autorizzato

  1. Fase 01

    Definisci organigramma e poteri

    Stabilisci chi può richiedere e chi può approvare, con eventuali limiti per reparto.

  2. Fase 02

    Invia la richiesta

    Indica il bene o servizio necessario, il luogo di acquisto e allega preventivi o documenti utili.

  3. Fase 03

    Il responsabile valuta

    La richiesta viene approvata o rifiutata secondo competenze e limite mensile del reparto.

  4. Fase 04

    Documenta l’esito

    Dopo l’acquisto o la ricezione, aggiungi documentazione o fotografie quando richieste.

Verifica umana

Cosa resta nelle mani delle persone

Gli strumenti preparano e ordinano il lavoro; le decisioni restano a chi ne ha la responsabilità.

Chi richiede
Indica con precisione bene, luogo di acquisto e allega i documenti utili alla valutazione.
Responsabile approvante
Verifica la richiesta rispetto alle proprie deleghe e al limite di spesa del reparto prima di decidere.

Funzionalità

Cosa comprende: Acquisti Autorizzati

L’elenco completo delle funzionalità, come riferimento puntuale.

  1. 01Creazione dell’organigramma.
  2. 02Definizione dei poteri di acquisto.
  3. 03Invio di richieste per materiali, attrezzature o servizi.
  4. 04Indicazione del bene richiesto e del luogo di acquisto, online o presso un negozio.
  5. 05Allegazione di preventivi e documentazione.
  6. 06Approvazione o rifiuto da parte del responsabile.
  7. 07Gestione di limiti mensili di spesa per reparto.
  8. 08Consultazione delle spese per reparto.
  9. 09Possibilità di richiedere documentazione e fotografie dopo l’acquisto o la ricezione.

Collegamenti

Dopo l’approvazione

FAQ

Domande frequenti

Demo guidata

Portiamo un caso di richiesta reale e vediamo come si svolge l’approvazione.